Инструкция по сдаче отчета в OrtaBilim через BilimClass

Последние изменения: 04.05.2026

В BilimClass реализован единый, понятный и централизованный интерфейс для работы с отчётами в OrtaBilim.

Здесь вы можете:

увидеть все доступные отчёты
выбрать нужный отчёт
отправить отчёт
отследить статус и результат отправки

1. Где найти раздел

Перейдите в левом меню:

Отчётность → Отчёты в OrtaBilim

2. Страница отчётов

После перехода откроется страница со списком отчётов.

В верхней части доступны фильтры:

Идентификатор OrtaBilim
Тип отчёта
- По контингенту
- По учительским часам
- По оценкам учеников
Учебный год
Месяц отчёта
Статус отчёта
- Отправлен
- Ошибка

Ниже отображается список отправленных отчётов.

3. Фильтрация отчётов

Вы можете выбрать параметры в фильтрах, чтобы найти нужный отчёт.

4. Отправка нового отчёта

Нажмите кнопку «Отправить новый отчёт».

Выберите параметры:

Учебный год
Тип отчёта (например: по контингенту, по учительским часам, по оценкам учеников)
Месяц отчёта

Нажмите «Отправить».

5. Статусы отчётов

После отправки отчёт появляется в списке со статусом:

Отправлен — отчёт передан в систему
Ошибка — при отправке возникла ошибка

6. Повторная отправка

Если отчёт отправлен с ошибкой, необходимо исправить все указанные ошибки и заново загрузить полный файл целиком.

Важно

Раздел доступен только администраторам школы
Пункт отображается, если у школы есть OrtaBilim ID
Если в списке отображается «Нет данных», значит отчёты ещё не отправлялись или не найдены по фильтрам

Следуя инструкции, вы сможете корректно выгрузить, проверить и отправить отчет о контингенте учащихся в OrtaBilim.

1. Отчётный период

Когда сдаётся отчёт

Отчёт по контингенту необходимо сдавать каждого 1 числа месяца.

Отчёт формируется за прошлый месяц и охватывает период:
со 2 числа предыдущего месяца по 1 число текущего месяца (включительно).

Примеры:

отчёт 1 марта — за период с 2 февраля по 1 марта;
отчёт 1 апреля — за период с 2 марта по 1 апреля;
отчёт 1 мая — за период с 2 апреля по 1 мая.

Отчёт за январь формируется в два этапа в связи с переходом со старой структуры отчётности. Первая часть охватывает период с 16 декабря по 15 января включительно и сдаётся 15 января. Отчёт за январь (вторая часть), который сдаётся 1 февраля, формируется за сокращённый период — с 16 января по 1 февраля включительно. Это разовое исключение.

2. Выгрузка файла

1. После нажатия кнопки «Создать отчет» откроется страница отправки отчета.

2. Нажмите кнопку “Выгрузить данные”.

3. На ваш компьютер скачивается файл в формате .xlsx, содержащий данные всех учеников вашей школы за выбранный период.

4. Откройте этот файл.

3. Работа с таблицей и проверка данных

Перед отправкой отчета необходимо проверить все данные в таблице.

3.1 Основные столбцы для проверки

1. Количество учеников

Сравните количество учеников в выгруженном файле с фактическим количеством учеников, которые должны учиться в вашей школе.

Если в файле больше учеников, чем фактически учатся - удалите их из таблицы, затем также можете удалить их с BilimClass.
Если в файле меньше учеников, чем фактически учатся - значит, этих учеников нет в BilimClass. Просто добавить их в файл нельзя, так как система не примет файл с количеством учеников больше, чем в BilimClass. Сначала добавьте недостающих учеников в систему, затем заново сделайте выгрузку, чтобы количество учеников в файле совпадало с фактическим количеством учащихся.

Для добавления недостающих учеников воспользуйтесь инструкцией по добавлению ученика в BilimClass:
https://help.bilimland.kz/l_rus/knowledge_base/item/317352

2. ИИН

Должен состоять из 12 цифр.
Не допускаются дубликаты.

3. Категория ученика

HomeBasedEducation - Обучающиеся на дому
SpecialEducationalNeeds - Дети с особыми образовательными потребностями
SpecialCorrectionClasses - Ученик специальных коррекционных классов
GeneralEducationClasses - Учащиеся общеобразовательных классов (нормотипичный)

4. Тип класса

general - общеобразовательный класс
special - коррекционный класс
other - другой тип класса

5. Смена

Только цифры: например, 1, 2.

3.2 Основные правила работы с таблицей

1. Проверяйте учеников строго за выбранный отчётный период (со 2 числа предыдущего месяца по 1 число текущего месяца).

2. В отчетах указывайте всех детей, которые находились в школе в промежутке между отчетными периодами, включая тех, кто прибыл и выбыл в этот период.

3. ИИН с нулем в начале в Excel может отображаться некорректно - система это не примет. Все такие ИИН необходимо проверять вручную и корректировать самостоятельно, чтобы в ИИН было ровно 12 цифр.

4. Если в таблице не хватает учеников, добавьте их в BilimClass и снова выгрузите файл.

5. Если ученик выбыл в пределах отчетного периода - оставляйте его в таблице.

6. Нельзя дублировать ИИН в пределах одного отчетного периода - OrtaBilim не примет файл с дублирующими ИИН.

Если ученик выбыл и снова прибыл в пределах одного отчетного периода, оставьте только последнюю запись.

7. Нерезидентов включать в отчет нельзя - проверяйте, чтобы в таблице были только граждане и резиденты. По этим вопросам обращайтесь непосредственно в OrtaBilim.

8. По вопросам формирования актов, финансирования и работы внутри OrtaBilim обращайтесь напрямую к OrtaBilim: https://t.me/OrtaBilim/2237.
Команда BilimClass может помочь только с вопросами по BilimClass и отправкой данных.

Система не пропустит файл, если в нём есть ученики, которые не числились в школе в отчетный период.

Примечание! Если у вашей организации несколько идентификаторов OrtaBilim (например, у вас несколько зданий по разным адресам), пожалуйста, напишите в нашу службу поддержки.

Служба поддержки принимает звонки и сообщения с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00.

В дни государственных праздников поддержка не работает.

Контакты:
Тел: 8 (707) 944 95 94

Также, вы можете написать нам на What’s App и Telegram.

4. Загрузка отчета в BilimClass

1. После проверки данных нажмите “Загрузить Excel для отправки”.

2. Выберите проверенный файл на компьютере.

3. Система проверит файл на ошибки:

Если ошибки есть - они будут показаны списком, файл не будет отправлен. Необходимо исправить все указанные ошибки и заново загрузить полный файл целиком.